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◆社名を名乗る

出る時は必ず社名を名乗ります。当然、「もしもし」はＮＧです。
（例：お電話ありがとうございます。○○○でございます）


◆名前を伺う

先方の名前を伺った後、「いつも大変お世話になっております」というあいさつも忘れずに。
先方が名乗らない場合は「恐れ入りますが」に続いて、名前を尋ねるようにします。

名前が確実に聞き取れなかった場合、「たぶん相手はこう言ってたはず」といった憶測での判断は、トラブルの元になります。
再度確認、ならびに復唱することを怠らないようにしましょう。


◆電話が聞きとりづらい場合は？

また、電話が聞き取りづらい場合も同様です。先方が携帯電話から掛けている場合には、
電波の届きにくい状況が発生することも少なくありません。
「申し訳ございません。少々お電話が遠いようですが......」と、先方に伝えます。

 先方の話を伺う際に押さえておくべき点としては、　・どんなご用件なのか？　・どの部署の、誰につなぐのか？
　・担当が不在の場合は、こちらから折り返し連絡するのか？　それとも他の対応（伝言など）なのか？


自分あての用件ばかりならいいですが、会社の電話ですからそうもいきません。
先方をお待たせしたり、余計な手間を取らせたりしないように、スムーズな社内への取り次ぎが求められます。

特に、担当者が不在で折り返しご連絡差し上げる場合、念のために先方の連絡先も聞いておくことや、担当者が何分程度で戻ってくるかが分かっている場合、その旨を先方にお伝えするなど、先方と社内担当者の両方に対する気配りも必要でしょう。

いろんなケースが考えながら、柔軟に対応することが大切ですが、何より、会社を代表して電話を取っているという意識を忘れないようにしましょう。