管理者ブログ
初めてオーダーのスーツを購入しました。
サイズを図っているときは、なんだか緊張してしまいました。
慣れてませんから・・・
スーツが出来上がったらガンガン営業します。
使ったお金を回収しないと・・・
相手の会社を指す場合は「御社（おんしゃ）」「貴社」、
自分の会社には「弊社」「当社」という呼び方があります。
ビジネスの現場において多く用いられるのは「御社」と「弊社」ですが、「貴社」「当社」も同じ意味ですので
使ってはいけないということはありません。
現に、文書や企画書といった書類上においては「貴社」「当社」の表記が使われることも少なくないようです。
◆一般企業以外の場合は？
自分の勤務先、あるいは先方が「株式会社ではない」場合、
もちろん「○○社」ではなく、それぞれに合った適当な呼称となります。
会社を指しての呼び名というのは、商談などの場になれば、出てくる回数が結構多くなりがちになるものです。
「御社」「弊社」の言葉が頻発して、やり取りがぎこちなくなるのもあまり良いとはいえませんね。
場が和んできたら、あるいは相手と親しくなったら、「○○（会社名）様、さん」「私ども」といった別の表現を使っても構いません。
これも円滑な会話を行う上においては必要なバリエーションです。
出す相手の名前を書けばいい、のですが、
これにもルールがあります。やはりビジネスのやり取りですから、些細なことにも気を配る丁寧さが求められるところです。きちんと覚えておきましょう。
宛名は「社名」「役職名」「個人名」の順に書きます。個人宛の場合は後ろに「様」や「殿」、会社、部署宛の場合は「御中」をつけます。
（例）
株式会社プエンテ WEB事業部 御中
また、会社や部署内の人達に宛てたものについては「各位」と記すこともあります。「各位」も敬称ですので、「△△課 各位様」といった表現は、二重敬語の誤用となります。気をつけましょう。
なお敬称については、最後に書く名の後につけるだけで構いません。「株式会社○○御中 □□様」ではなく「株式会社○○ □□様」が、正しい書き方です。
（例）
株式会社プエンテ
営業部 営業一課
山田 太郎 様
メールの大まかな内容を把握できるような記述をしておきます。
（例：先週ＦＡＸでご連絡頂いた件について）
冒頭には、送る相手の会社名、氏名を書きます。（例：○○商事 □□様）
本文の書き出しは、あいさつの後、自分の氏名を名乗るのが一般的です。
（例：お世話になっております。△△物産の××です。）
メールの場合、時候のあいさつ等は省略しても構いません。なるべく短い文面で、要点を簡潔に伝えることが大切です。
適度に改行を入れて、読みやすくすることも忘れずに（目安は１行あたり３０～３５字）。
必要な場合は添付ファイルも送信します。重たいファイルは受け取る相手に迷惑となりますので、容量に気をつけましょう。
「CC」......メインの送り先の他に、目を通しておいてもらいたい人がいる場合に使用します。会社の上司や、用件に関係する社員などに同じ内容のメールを送りたい場合には、この欄に宛先を入力します。送り先とCCに関しては、全員のアドレスがヘッダに記載されます。
「BCC」......送り先、CCと同じ内容のメールが届きますが、BCCで送った人のアドレスは 伏せられるため、ヘッダには記載されません。送り先、CCの相手に知られたく ない人へメールを送る際に使用します。
社内の機密にかかわる事や、膨大な数の顧客データなど、取り扱いに十分な注意を要する情報が含まれている場合、その管理体制も厳しいものにしなければなりません。
◆損害賠償、信用の失墜......リスクの認識を！
ノートパソコンの持ち出しを安易に行ってはいませんか？
顧客データだけでなく、メールソフトにもたくさんの個人情報が詰まっています。
もし不注意や事故によって紛失、盗難といった事態になれば、
多額の損害賠償をはじめ、企業に対する信用そのものが崩れかねない大きな損失まで考えられることを、しっかり肝に命じておきましょう。
もちろんパソコンだけでなく、
ＩＤやパスワードの管理もおろそかにしてはいけません。
豊富なデータを詰め込めるツールだからこそ、トラブルが招くリスクも大きいということを忘れないで下さい。
●ポイント1
重要な確認事項などについては、5W1H(いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように)をしっかり押さえて、簡潔、明瞭に伝えられるよう、事前に要点を整理しておきましょう。
●ポイント2
『それで～』『まぁ～』『とにかく～』『だから～』『非常に』『あれ』などは耳障りな表現です。心掛けて使わないようにしましょう。
●ポイント3
初めて会う人は、自分の容姿(髪型・身長・体型・眼鏡の有無等)や、持ち物などを伝える。目印になるのを持っていくとよいでしょう。
●ポイント4
知ったかぶりや、お世辞、社交辞令の多用は避け、あくまで自分らしい意見と見識で、自信を持って話しましょう。
【ほう ・・報告】 ・ 【れん ・・連絡】 ・ 【そう ・・相談】
ビジネスを行う上でのコミュニケーションとして、よく知られていますよね！
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1. |
指示は最後までさえぎらずに聞き、質問はあとで。
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2. |
要点をメモする：指示を受ける時は必ずメモをとる。 5W1H（WHATなにを・WHYなぜ・WHENいつ／いつまでに・WHEREどこで・WHOだれが・HOWどうやって）を確実に把握すること。
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3. |
カラ返事はしない：できそうもない時は、状況を説明して優先順位など判断を仰ぐ。
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4. |
最後に復唱して確認：指示の要点はくりかえして確認を。とくに数字や固有名詞は正確に。
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ここ最近の会社では、完全なトップダウンと呼ばれる指示命令系統は、企業にとって、マイナスにつながることが理解されています。これに伴い、少し前まで(現在もありますが・・)は、QCサークルというものに、企業の社員全体で、重要課題として取り組む企業がありました。これは、クオリティコントロールの略ですが、社員グループを組織し、ひとつのグループで、企業が取り組むべき問題などに対して、発表する場を設けるものです。 このQCには、QCの七つ道具と呼ばれるものが存在し、その議論を活発に行える仕組みがあります。ようするに全員で話し合い、全員で納得したことを、全員で実施し追いかけるものです。ノルマと目標管理の意味合いが違うことと同じくして、社員全体の士気は高まるシステムです。
今では、ブレーンストーミングという手法が、よく利用されています。これもQCに近い考えです。その背景には"本人にとってはつまらないアイデアに思えても、ほかの出席者には別の素晴らしいアイデアをひらめかせるかもしれない"という考えがあり、自由な発想でアイデアを生み出すことで、ほかのメンバーの頭脳に刺激を与えることを狙っています。
ブレーンストーミングを行う際には次のようなルールがあり、まず、発言者に対して批判は絶対に行わない。奔放なアイデアを歓迎する。つまらないアイデア、乱暴なアイデア、見当違いなアイデアを歓迎する。アイデアの量を求める。アイデアは多いほどよい。他人のアイデアを修正、改善、発展、結合する。出されたアイデアの改善案や組み合わせなども歓迎するなどです。
社員個々の自由な発想が社を変える例も多く見られます。
もし、在籍している会社に、このようなシステムがないのであれば、是非提唱してください。皆様の会社が大きく変わるかも知れません。
